Na co zwrócić uwagę podczas szukania wirtualnej asystentki do współpracy?

Zatrudnienie wirtualnej asystentki to dla wielu przedsiębiorców pierwszy, realny krok w stronę odciążenia i uporządkowania biznesowej codzienności. To także moment, w którym pojawiają się pytania, wątpliwości, a czasem też i błędne założenia. Jak nie dać się zwieść pozorom i wybrać osobę, z którą faktycznie będzie się dobrze współpracować? W tym wpisie dzielę się moim doświadczeniem z obu stron i podpowiadam, na co warto zwrócić uwagę, zanim podejmiesz decyzję o wyborze wirtualnej asystentki.

Potrzebujesz konkretnej pomocy, więc szukaj konkretnie

Zanim zaczniesz przeglądać oferty i rozsyłać zapytania, dobrze jest zatrzymać się na chwilę i zastanowić: czego naprawdę potrzebuję? Czy zależy Ci na osobie, która pomoże w ogarnianiu codziennych działań? Kogoś, kto będzie wstawiał posty, wysyłał maile, tworzył grafiki? A może bardziej potrzebujesz kogoś, kto ogarnie Ci kalendarz i będzie pilnował terminów? Nie da się ukryć, że wirtualna asystentka to bardzo szerokie pojęcie. Niektóre wirtualne asystentki specjalizują się w działaniach technicznych, inne są specjalistami od social mediów. A jeszcze inne ogarniają obszary szeroko pojętego project managementu. Jasność co do Twoich potrzeb pomoże Ci uniknąć rozczarowań i znacznie zawęzi grono potencjalnych osób do współpracy, co ma kluczowe znaczenie przy wyborze wirtualnej asystentki dopasowanej do Ciebie.

Pierwszy kontakt mówi o wiele więcej, niż myślisz

Wiem, że to ogólnik i banał, jednak są sytuacje, w których warto zaufać pierwszemu wrażeniu. Np. jeśli szukasz osoby, która pomoże Ci ogarnąć chaos, poukładać procesy i zorganizować działania w Twojej firmie, to zwróć uwagę, czy sama taka jest. Czy jej pierwsze maile są przejrzyste, rzeczowe, uporządkowane? Czy rozmowa wstępna jest konkretna, czy raczej chaotyczna i nieprowadząca do niczego? Dobra wirtualna asystentka najczęściej już od pierwszego kontaktu pokazuje, że zna się na rzeczy. Ma gotowe szablony, przemyślany onboarding, konkretne pytania pomocnicze. I właśnie to jest najlepszy znak, że masz przed sobą osobę, która nie tylko robi, ale też myśli.

Szukaj osoby, która sama się prowadzi

Współpraca zdalna to nie praca w biurze, w którym ktoś cały czas zagląda Ci przez ramię. Dobrze dobrana wirtualna asystentka to osoba, która potrafi samodzielnie organizować swoją pracę. Dopytać o to, co niejasne, zaproponować rozwiązanie zamiast tylko wykonać polecenie. Jeśli zależy Ci na tym, żeby naprawdę odciążyć się z bieżączki, to nie szukaj wykonawcy, ale partnera. Kogoś, kto przejmie odpowiedzialność za swój obszar i nie będzie potrzebował Twojej ciągłej kontroli. Zresztą… niech najlepszą rekomendacją będą słowa wielu klientów, którzy cenią najbardziej współpracę z wirtualnymi asystentkami, które „robią robotę, zanim zdążysz o niej pomyśleć”.

Nie bój się testu. Małe zlecenie na początek to dobry pomysł

Nie musisz od razu podpisywać stałej umowy i przekazywać całej firmy. Wręcz przeciwnie, warto zacząć od czegoś niewielkiego. Może to być np. research, drobna automatyzacja, przygotowanie szablonu maila albo wyklikanie prostej grafiki w Canvie. Taki test pozwoli sprawdzić, jak układa się komunikacja, jak wygląda jakość wykonania i czy po prostu dobrze się Wam współpracuje. A jeśli wszystko pójdzie gładko, to przecież nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zwiększyć zakres współpracy.

Podsumowując:

Wybór wirtualnej asystentki nie sprowadza się do tego, kto ma ładniejszą stronę www czy bardziej błyszczące portfolio. Najważniejsze jest dopasowanie: zarówno zakresu usług, stylu pracy, jak i sposobu komunikacji. Jeśli trafisz na osobę, która potrafi wnieść spokój, porządek i odciążyć Cię dokładnie tam, gdzie tego potrzebujesz – to współpraca z nią szybko okaże się najlepszą decyzją, jaką mogłeś podjąć dla swojego biznesu.