Choć usilnie próbujesz zapanować nad chaosem, Twoje zadania i tak rozłażą się po czatach, mailach i notatnikach. Zespół niby działa, ale w sumie, to każdy trochę po swojemu. Lub pracujesz solo, ale czujesz, że potrzebujesz lepszej kontroli nad projektami. Czy któreś z tych stwierdzeń opisują Ciebie? Jeśli tak, to rozważ wdrożenie jednego, konkretne narzędzia, które pomoże Ci w organizacji pracy. Tylko… które narzędzie wybrać?
W tym wpisie porównuję cztery najpopularniejsze systemy do zarządzania projektami i codzienną pracą: Notion, Asana, ClickUp i Trello. Każde z nich ma swoje mocne strony – klucz tkwi w tym, by dobrać je do realnych potrzeb Twojego biznesu.
Notion – dla tych, którzy lubią elastyczność i „wszystko w jednym miejscu”
Notion to coś więcej niż narzędzie do zarządzania projektami. To właściwie całe centrum dowodzenia. Możesz tu trzymać bazę klientów, content plan, checklisty zadań, dokumentację, a nawet notatki ze spotkań. Dla wielu małych firm to pierwszy krok do porządkowania pracy, bo można od razu ogarnąć i zadania, i wiedzę zespołu.
Plusy:
- maksymalna elastyczność
- piękne, przejrzyste bazy i tablice
- łatwa rozbudowa w miarę wzrostu firmy
Minusy:
- większa krzywa uczenia się
- brak natywnego systemu powiadomień o terminach
Dla kogo?
Dla soloprzedsiębiorców, małych zespołów kreatywnych i tych, którzy chcą mieć „wszystko pod jednym dachem”.
Asana, czyli klasyka zarządzania zadaniami
Asana od lat jest jedną z najczęściej wybieranych platform do pracy zespołowej. Świetnie sprawdza się w małych i średnich firmach, które działają projektowo. Ma gotowe szablony, prostą nawigację i przyjemny interfejs.
Plusy:
- jasna struktura projektów i zadań
- powiadomienia i terminy
- integracje z popularnymi narzędziami (Google Drive, Slack, itp.)
Minusy:
- mniej elastyczna niż Notion czy ClickUp
- może być „przeprocesowana” dla freelancerów
Dla kogo?
Dla zespołów, które chcą mieć jasno przypisane zadania, terminy i statusy bez większego kombinowania.
ClickUp: wszystko, czego (nie) potrzebujesz
ClickUp to kombajn – łączy cechy Asany, Trello i Notion. Możesz zbudować tu cały system zarządzania firmą, od pojedynczych zadań po raportowanie i CRM. Dla niektórych to atut, dla innych… zbyt duży chaos na start.
Plusy:
- potężna funkcjonalność
- możliwość dostosowania do zespołu, branży, stylu pracy
- rozbudowane raporty i automatyzacje
Minusy:
- przytłaczająca liczba opcji na początku
- interfejs może wydawać się toporny
Dla kogo?
Dla zespołów, które chcą kompleksowego systemu i mają kogoś, kto to wszystko dobrze poukłada.
Trello – prostota w czystej postaci
Trello to klasyka. Tablice kanbanowe, przeciąganie kart, minimum funkcji, maksimum przejrzystości. To świetne rozwiązanie dla osób, które chcą po prostu „mieć z grubsza ogarnięte zadania”.
Plusy:
- łatwość obsługi
- niska bariera wejścia
- możliwość pracy solo i w małym zespole
Minusy:
- ograniczone możliwości skalowania
- trudniej kontrolować duże projekty
Dla kogo?
Dla freelancerów, osób uczących się organizacji pracy i zespołów, które nie chcą zbyt wielu funkcji.
Które narzędzie wybrać?
Zanim podejmiesz decyzję, zadaj sobie kilka pytań:
- Ilu jest członków Twojego zespołu?
- Czy działacie projektowo, czy raczej powtarzalnie?
- Potrzebujesz narzędzia bardziej do zadań, czy może do całej dokumentacji?
- Czy zależy Ci na prostocie, czy na elastyczności i automatyzacjach?
Wybór narzędzia powinien wspierać sposób, w jaki już działasz, a nie wymuszać rewolucję. Dlatego warto poświęcić chwilę na testy i… sprawdzić, co faktycznie działa w praktyce.
Podsumowanie
Nie istnieje jedno narzędzie idealne. Istnieje natomiast najlepsze narzędzie dla Ciebie i Twojego zespołu. Jeśli nie wiesz, które narzędzie wybrać, albo przetestowałeś już kilka i dalej czujesz chaos – być może potrzebujesz osoby, która pomoże Ci to wszystko poukładać. Wsparcie w postaci wirtualnej asystentki lub project managerki może być game changerem.
A jeśli masz ochotę pogadać o tym, co najlepiej sprawdzi się u Ciebie – napisz do mnie. Chętnie pomogę!