Masz wrażenie, że wszystko się dzieje naraz, a nikt tak naprawdę nie wie, czym powinien się zajmować? Zadania giną na komunikatorze, projekty ciągną się bez końca, a Ty spędzasz połowę dnia na odpowiadaniu na pytania, których w ogóle nie powinno być? Jeśli to brzmi znajomo, to znaczy, że dotknęła Cię klasyczna przypadłość: chaos w zespole.
Dobra wiadomość jest taka, że da się z tego wyjść. Zła natomiast, że niestety nie zrobi się to samo. Będziesz to tego potrzebować dobrego planu. Przygotowałam dla Ciebie konspekt, który może świetnie posłużyć za punkt wyjścia.
Krok 1: zatrzymaj się i zdiagnozuj, gdzie tkwi problem
Zanim rzucisz się do narzędzi i procedur, spójrz na swój zespół z boku. Czy problemem jest brak priorytetów? Niejasny podział zadań? Ciągłe „wrzutki” w trakcie dnia? A może każdy pracuje po swojemu i nie ma wspólnego systemu? Nazwanie chaosu po imieniu to pierwszy krok do jego opanowania. Bez tego wpadniesz w pułapkę pozornego ogarniania: będziesz wdrażać narzędzia, zmieniać kalendarze i porządkować pliki, a problemy jak były, tak będą.
Krok 2: uporządkuj komunikację i zasady współpracy
To właśnie komunikacja najczęściej jest głównym źródłem chaosu. Wszyscy piszą do wszystkich wszędzie, a jak trzeba coś znaleźć, to nagle nikt nic nie wie. Zacznij więc od określenia, gdzie komunikujecie konkretne rzeczy i bądź przy tym konkretny. Np.: Slack do spraw bieżących, Notion do projektów, a e-mail tylko dla zewnętrznych kontaktów. Możesz to spisać i umieścić w łatwo dostępnym miejscu jako prosty przewodnik. Już sama ta zmiana może ograniczyć nawet 30% niepotrzebnych wiadomości. Następnie warto przyjrzeć się sposobowi zarządzania zadaniami. Czy każdy wie, co robi w danym dniu/tygodniu? Macie system aktualizacji statusów? Czy Ty masz przegląd całości?
Krok 3: Deleguj mądrze i konkretnie
Czasem źródłem chaosu wcale nie jest brak ludzi, tylko… brak delegowania. Wszystko przechodzi przez jedną osobę (zwykle właściciela lub lidera), która z jednej strony czuje największą odpowiedzialność, a z drugiej ma silną potrzebę trzymania kontroli. Tyle że ten model szybko się zapycha i trudno się dziwić, że prędzej czy później coś zaczyna się sypać. Zamiast tego spróbuj podzielić odpowiedzialność.
Deleguj nie tylko zadania, ale całe obszary. Niech jedna osoba ogarnia komunikację z klientami, inna pilnuje contentu, jeszcze inna dopina finanse. I pozwól im działać. Wiem, łatwo powiedzieć, ale bez zaufania nie ma porządku. A jeśli brakuje Ci osoby, która pomogłaby poukładać to wszystko, rozważ współpracę – np. z wirtualną asystentką lub project managerem. Czasem spojrzenie z zewnątrz i dobre procesy to wszystko, czego potrzeba.
Chaos w zespole nie musi być normą
Choć może się wydawać, że „tak już musi być”, to uwierz mi: wcale nie musi. Chaos w zespole to tylko objaw, a nie wyrok. Dobra wiadomość jest taka, że można go opanować nawet małymi krokami: zaczynając od prostych zasad komunikacji, przez przejrzysty podział zadań, aż po efektywne delegowanie.
A jeśli masz poczucie, że sam tego nie ogarniesz, to mam dla Ciebie dobrą wiadomość – wcale nie musisz. Wsparcie z zewnątrz może być najlepszym ruchem, jaki zrobisz w tym roku dla swojego zespołu i swojego spokoju.