Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który każdego dnia ogarnia wszystko samodzielnie – od obsługi klienta, przez faktury, po publikacje w social mediach – to prędzej czy później dojdziesz do ściany. A może nawet już tam jesteś?
To jest właśnie najczęstszy moment, w którym wielu osobom pojawia się w głowie myśl, że może to już najwyższy czas na zatrudnieniw wirtualnej asystentki. A według mnie jest to ewidentnie czas najwyższy! Tylko co dalej? Jak się przygotować do takiej współpracy, żeby faktycznie miała sens?
Oto praktyczna checklista, która pomoże Ci zrobić pierwszy krok i dobrze wystartować z delegowaniem.
1. Zidentyfikuj powtarzalne zadania
Zacznij od przyjrzenia się swojemu tygodniowi pracy. Spisz wszystkie czynności, które wykonujesz regularnie, nawet jeśli wydają się drobne. Mogą to być takie zadania, jak przygotowywanie czy publikowanie postów w social mediach, wysyłka newslettera, wystawianie faktur czy nawet umawianie spotkań. I są to jednocześnie przykłady zadań, które świetnie nadają się do oddelegowania. Nie wymagają bowiem Twojej ciągłej kontroli, a zajmują przy tym sporo cennego czasu, który mógłbyś poświęcić na rozwój biznesu, strategię albo odpoczynek. Takie zadania to najprostszy punkt wyjścia.
2. Oceń, co musi robić właściciel firmy
Są oczywiście takie obszary, które warto zostawić dla siebie. Będą to m.in. kluczowe decyzje, strategie, działania kreatywne, czy finalna selekcja klientów. Jednak wszystko inne można przynajmniej przeanalizować pod kątem delegowania. Zadaj sobie pytanie: Czy naprawdę tylko ja mogę to zrobić? Lub, ewentualnie, czy dane zadanie można podzielić na części bądź etapy, z których choć niektóre można by przekazać do realizacji komuś innemu? Czasem wystarczy oddelegować tylko początek lub koniec danego procesu, by poczuć ogromną ulgę.
3. Przygotuj podstawowe instrukcje
Nie musisz tworzyć od razu całego podręcznika operacyjnego. Wystarczy prosty opis kroków, screeny lub nagranie ekranu. Taki materiał nie tylko ułatwi wdrożenie wirtualnej asystentki, ale pomoże Ci samodzielnie uporządkować procesy. Dobrze przygotowana wirtualna asystentka z łatwością przełoży Twoje instrukcje na checklisty, dokumenty SOP czy konkretne działania. A Ty zyskasz coś jeszcze – większą klarowność tego, jak działa Twoja firma od środka.
4. Zastanów się, jaka pomoc byłaby dla Ciebie najcenniejsza
Potrzebujesz kogoś, kto będzie wykonywał konkretne zadania techniczne? A może kogoś, kto pomoże ogarnąć projekty, dopilnować terminów i przypilnować zespołu? Wirtualna asystentka może być wsparciem operacyjnym, technicznym, kreatywnym lub organizacyjnym. Dobra współpraca zaczyna się od dobrej diagnozy potrzeb. Warto zastanowić się, które obszary w Twoim biznesie są dla Ciebie źródłem stresu lub chaosu – bo właśnie tam najbardziej przyda się pomoc.
5. Przygotuj dostęp do narzędzi i kont
Lista dostępów to coś, co warto przygotować wcześniej: narzędzia do newslettera, hosting, social media, dyski, CRM, kalendarze. Dzięki temu onboarding przebiegnie sprawnie i bez frustracji. Pamiętaj też o tym, aby odpowiednio zadbać o bezpieczeństwo. Np. przekazując hasła dostępowe, skorzystaj raczej z menedżerów haseł (jak choćby LastPass, czy NordPass), niż z klasycznego przesyłania ich mailem lub SMS-em. To drobny krok, który buduje zaufanie i profesjonalizm.
6. Nie bój się zaczynać małymi krokami
Wirtualna asystentka, z którą zdecydujesz się współpracować nie musi od razu działać dla Ciebie w zakresie 50 godzin miesięcznie. Wiele osób (i zespołów) zaczyna od jednego, drobnego zadania, jak np. publikacji postów lub ogarnięcia newslettera. I dopiero po miesiącu, czy dwóch – gdy możliwe jest już wzajemne wyczucie stylu pracy i komunikacji – decydują się na rozszerzenie zakresu współpracy. Taki model współpracy daje elastyczność i pozwala unikać niepotrzebnej presji.
7. Daj sobie czas na wdrożenie
Delegowanie to nie magiczne rozwiązanie z dnia na dzień. To proces. Początkowo możesz mieć wrażenie, że delegowanie zajmuje więcej czasu, niż sam przeznaczyłbyś na wykonanie danego zadania. Ale zaufaj mi: to inwestycja, której zwrot dostrzeżesz bardzo szybko. Bo każda minuta zainwestowana we współpracę z kimś, kto wie, co robi, to godziny odzyskane w dłuższej perspektywie.
Podsumowanie
Delegowanie to wcale nie jest aż tak trudna sztuka – to raczej umiejętność, którą zdecydowanie można wyćwiczyć. Jeśli czujesz, że toniesz w zadaniach i nie wiesz, od czego zacząć, współpraca z doświadczoną wirtualną asystentką może być właśnie tym, czego potrzebujesz.